Sofern Unternehmer nicht das Risiko von Hinzuschätzungen bei Betriebsprüfungen eingehen wollen, müssen sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können – oftmals bereits unmittelbar nach Prüfungsanordnung.

I. Was ist eine Verfahrensdokumentation und wer muss eine solche führen?

Verfahrensdokumentationen sind dazu gedacht, den Aufbau sowie die organisatorischen Abläufe in einem Unternehmen, die einen Bezug zur Buchhaltung haben, stringent und nachvollziehbar darzustellen. Dazu gehören neben den allgemeinen Strukturen wie Belegablage und Finanzbuchhaltung auch sämtliche, für die individuellen Geschäftsprozesse relevanten Unterlagen. Hierzu können auch der (elektronische) Schriftverkehr sowie Lohnabrechnungen und Zeiterfassungsprozesse gehören. Die Verfahrensdokumentation erweitert dabei die allgemeinen Anforderungen an die Buchhaltung, die sich aus der originären Buchführungspflicht, aus dem Handelsgesetzbuch sowie der erweiterten Buchführungspflicht der Abgabenordnung, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ergeben, um einen weiteren Sachverhalt. Insofern besteht für die Unternehmen eine Pflicht zur Erstellung und Führung einer Verfahrensdokumentation, die Gewinneinkünfte nach §§ 5, 4 Abs. 1 EStG erzielen. Dahingehend gibt es keine Ausnahmentatbestände, sodass selbst Kleinbetriebe eine Verfahrensdokumentation führen müssen.

II. Aufbau und Inhalt einer Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten, insbesondere für die Prüfer der Finanzbehörden, nachvollziehbar und lückenlos sein. Die Dokumentation aller relevanten Vorgänge soll hierbei auf eine solch übersichtliche Weise erfolgen, dass dem sachverständigen Dritten innerhalb kurzer Zeit ein Überblick verschafft werden kann. Doch wie genau sollte eine Verfahrensdokumentation aufgebaut sein, um dem gerecht zu werden? Die konkrete Ausgestaltung hängt selbstverständlich von dem jeweiligen Unternehmen und dessen Geschäftsprozessen ab. Das Bundefinanzministerium geht allerdings von einem wie folgt beschriebenen allgemeinen Aufbau aus:

1. Allgemeine Beschreibung

Im Rahmen der allgemeinen Beschreibung soll die Organisation des Unternehmens dargestellt werden. Insbesondere sind hier Mitarbeiterzuständigkeiten sowie das betriebliche Umfeld näher zu erläutern. Weiterhin sind die steuerrechtlich relevanten Abläufe zu beschreiben. Die getätigten Geschäftsprozesse sollten dabei von Anfang bis Ende, also von der Auftragsbearbeitung über die Buchführung und den damit verbundenen Zahlungsverkehr bis hin zur Archivierung von Unterlagen übersichtlich dargestellt sein.

2. Anwenderdokumentation

Die Anwenderdokumentation bezeichnet die genutzte Software. Der Vollständigkeit halber sollte ebenfalls die Bedienungsanleitung für die jeweilige Software mit hinterlegt werden.

3. Technische Systemdokumentation

Ebenfalls sollte die gesamte EDV-Nutzung im Unternehmen dargestellt werden. Hierzu zählt neben der Hardware und den Anwendungsdienstleistern auch die Datensicherung und der Datenschutz.

4. Betriebsdokumentation

Schließlich gehört zu einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation auch die Beschreibung des internen Kontrollsystems. Dieses soll die Einhaltung der Verfahrensanweisungen garantieren und zu einer lückenlosen Betriebsdokumentation führen. Weiterhin muss die Verfahrensdokumentation immer dem aktuellen, in der Praxis eingesetzten Verfahren entsprechen. Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein; insbesondere muss erkennbar sein, welche Programmversion für welchen Zeitraum genutzt worden ist.

III. Konsequenzen einer lückenhaften Verfahrensdokumentation

Wird der Finanzverwaltung nur eine lückenhafte oder im schlimmsten Fall überhaupt keine Verfahrensdokumentation vorgelegt, so liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor und es besteht die Möglichkeit, dass der Prüfer die gesamte Buchführung verwirft. In der Konsequenz können Hinzuschätzungen von bis zu 10 Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn drohen. Solche Kosten sind unnötig und vermeidbar. Um sich bereits im Vorfeld abzusichern, sollten Unternehmen bei Zweifeln an der Vollständigkeit professionelle Hilfe in Anspruch nehmen. Gerne beraten unsere Steuerberater Sie ausführlich zu dem Thema und unterbreiten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für ihr Unternehmen.

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